В днешно време работата в бързоразвиваща се работна среда е истинско предизвикателство и все по-често започваме да забелязваме изостряне на отношенията между колегите в екипа. Единият мърмори за не предоставена обратна връзка, друг пък обвинява партньора си за това, че не поема същия обем работа като него. Трети пък просто не се харесват от самото начало. Подобно на кораб, който криволичи по вълните – ако няма кой да навигира, лесно можеш да скъсаш платна или, още по-лошо, да се сблъскаш с подводна скала.

Има ли решение на наболелите проблеми, може ли екипът да остане цял и как се преодоляват различията?

Да, има отговор на всички въпроси – той се крие в медиацията! Това е именно онзи инструмент за навигиране – майсторски рул, който HR-а, управлението или дори самите членове на екипа може да използват, за да запазят курса и да се избегнат щети.

По същество в работната среда терминът „медиация“ не следва да се разглежда твърде строго – основната дефиниция на „доброволен, конфиденциален и структуриран процес, провеждан от сертифицирани професионалисти“ следва да бъде изменен по-скоро в „добронамерен опит за поправяне на щетите, чрез разговор и приложими от всекиго техники от медиацията“. Идеята тук е, че всеки ръководител може да бъде медиатор – без да има нужда от празен и тих офис, строг и стегнат вид и правилно подредено бюро. Целта на процеса е всеки да бъде способен да изрази мненията и интересите си, да се чуят другите гледни точки и да се намери взаимно приемливо решение, вместо конфронтация или формални санкции.

Прилагането на медиацията като практика на работното място допринася за множество ползи, които директно въздействат и върху работодателя. Тя повишава ефективността на екипа, намалява стреса и конфликтите и подпомага задържането на таланти. Именно затова е важно всеки лидер на екип, собственик на компания или дори неформален лидер да насочи вниманието си към правилните начини за решаване на конфликтите. Основни ползи за ръководителите на екипа биват отбелязвани кратко след провеждане на медиационен разговор със служителите в следните направления:

• Запазват се добрата работна атмосфера и морала – конфликти, оставени без разрешение, водят до напрежение, намалена мотивация, чести отсъствия. Медиацията помага да се разрешат обтегнати отношения преди те да навредят на целия екип. Когато конфликтът се реши по конструктивен начин, двете страни остават с чувство, че са били чути. Това улеснява бъдещата им съвместна работа.
  Достигат се големи икономии от време и ресурси – правните спорове, формалните процедури или дисциплинарните производства са по-бавни и скъпи. Медиацията е по-бърза, по-ефективна и с правилните насоки всеки ръководител или дори служител от екипа може да бъде неформален медиатор.
  • Отразява се увеличена удовлетвореност и задържане на служителите – служителите оценяват среда, в която гласът им се чува и в която има възможност за справедливо разрешаване на спорове.

Множество институти правят широкообхватни проучвания относно ефекта от прилагане на медиационни практики на работното място. Например изследване на Acas (Великобритания) https://www.acas.org.uk/mediation показва, че повечето служители, преминали през вътрешните медиационни процедури, се чувстват по-доволни от резултата, отколкото ако са били поставени в официални дисциплинарни или съдебни процедури.

От доклада на Университета на Калифорния (UCI) – „Какво е медиация и каква е ролята й на работното място“ научаваме, че медиацията може ефективно да подобри продуктивността и морала в работната среда и да намали броя на формалните жалби.https://hr.uci.edu/partnership/mediation/pdf/What-is-Mediation-and-How-Does-it-Fit-Into-the-Workplace.pdf

До тук страхотно, но как трябва да се намеси ефективно един лидер на екип, ръководещ десетки или дори стотици служители, когато се получи конфликтна ситуация?

Със сигурност много от Вас са се сблъсквали със следната ситуация: Двама служители – старши и новоназначен такъв – имат конфликт заради припокриващи се отговорности. Новоназначеният служител смята, че другият му „взима задачите“, за да изглежда по-работлив и да обере похвалите, за да няма конкуренция в очите на ръководството. Старшият служител пък се чувства подценен, че задачите не се разпределят директно към него и започва да изпитва нетърпимост към колегата си заради търсенето на внимание.

Тук например много лесно медиационните практики могат да влязат в действие – всеки ръководител може да проведе среща – поотделно и заедно с всеки от служителите, за да се представят всички гледни точки. Така всички ще бъдат “чути“. Чрез частично неформалния разговор се спомага да се изясни кое точно създава напрежението – чувствата на служителите или по-скоро чисто практическата работна натовареност. Споделят се нуждите и очакванията на всеки от тях. После заедно на обща среща се предлага споразумение – ясно разграничение на отговорности, периодична проверка, комуникационна линия, вдъхване на доверие.

С множество подобни случаи медиацията има завиден успех на работното място. Идеята всеки ръководител да бъде способен да прилага съответните стъпки за успешна неформална медиация – възможност, която всеки лидер трябва да обмисли, ако иска екипът му да просперира.

В този ред на мисли – ето и няколко съвета за това как следва да се процедира, за да се подсигури по-добра работна среда за всички в компанията:

1. Имплементирайте политика за медиация – ясно описана в ръководствата на служителите как и кога може да се инициира медиация; кой е медиаторът; какъв е процесът. Винаги може да бъдат наети и външни професионални медиатори, които да дадат най-практичните съвети, прилягащи към съответната ситуация.
2. Обучавайте HR персонала и мениджърите – най-важни са развиването на умения в активното слушане, проявяване на неутралност, управлението на емоции.
3. Изберете неутрален медиатор – може да е вътрешен (ако ролите позволяват) или външен сертифициран такъв, като е важно всяка от страните да има доверие в него.
4. Започвайте медиация рано – не чакайте конфликтът да ескалира до формални жалби. Ранната намеса е по-лесна и по-ефективна.
5. Създайте култура на прозрачност и доверие – медиационните процеси трябва да се усещат като безопасни, конфиденциални, без притеснение от наказания от страна на служителите.

За да успеете да подсигурите безпроблемна работа в предприятието , за да може да сте сигурни, че служителите Ви могат да имат доверие в ръководството си – обърнете се към медиатор, поискайте съвет и помнете – с правилната подготовка и обучение всеки от екипа може да се превърне в неформален медиатор, който ефективно да поддържа равновесието и да гарантира изпълнението на задачите с удовлетворение.